Ile wynosi kilometrówka w delegacji i jak ją rozliczyć?

Kilometrówka w delegacji to kluczowy element rozliczania wyjazdów służbowych pracowników korzystających z własnych pojazdów. W roku 2025 obowiązują określone ustawowo stawki kilometrówki, które zależą od pojemności silnika i rodzaju pojazdu. Środki te zwracane są na podstawie dokładnej ewidencji przebiegu oraz właściwie udokumentowanego procesu rozliczenia[1][2][6].

Ile wynosi kilometrówka w delegacji w 2025 roku?

Stawka kilometrówki 2025 ustalana jest w zależności od typu pojazdu i pojemności jego silnika. Dla samochodów osobowych obowiązują dwie główne stawki:

• 0,89 zł za kilometr dla pojazdów o pojemności silnika do 900 cm³[1][2][6]
• 1,15 zł za kilometr dla pojazdów o pojemności silnika powyżej 900 cm³[1][2][6]

Inne pojazdy objęte są odrębnymi stawkami:

• Motocykl: około 0,69 zł/km[1][2]
• Motorower: około 0,42 zł/km[1][2]

Stawki te są publikowane co roku przez właściwe organy i mogą podlegać zmianom. Wysokość kilometrówki rekompensuje nie tylko koszty paliwa, lecz także eksploatacji pojazdu wykorzystywanego do celów służbowych w ramach delegacji[2][3].

Kiedy przysługuje kilometrówka?

Kilometrówka przysługuje wyłącznie pracownikowi wykorzystującemu w celach służbowych pojazd prywatny. Wykorzystanie samochodu służbowego automatycznie wyklucza prawo do uzyskania zwrotu kilometrówki. Warunkiem jest skierowanie pracownika w delegację, czyli realizowanie obowiązków pracowniczych poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy[1].

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownik wysłany w delegację ma prawo do diety, zwrotu kosztów podróży oraz dodatkowych należności, w tym zwrotu kosztów przejazdu na podstawie kilometrówki, jeśli korzysta z własnego samochodu, motocykla lub motoroweru[1][2].

Zwrot kosztów przysługuje wyłącznie za trasę faktycznie przejechaną w związku z realizacją zadań służbowych oraz po spełnieniu obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu[2][6].

Jak rozliczyć kilometrówkę w delegacji?

Rozliczenie kilometrówki wymaga precyzyjnego przestrzegania procedur określonych zarówno w przepisach prawa pracy, jak i podatkowych. Pierwszym krokiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która dokumentuje:

• dane użytkownika pojazdu
• markę, model oraz numer rejestracyjny pojazdu
• datę i cel wyjazdu służbowego
• opisaną trasę oraz ilość przejechanych kilometrów
• stawki kilometrówki zgodnie z pojemnością silnika
• podpisy pracownika i pracodawcy akceptującego rozliczenie

Kwota do wypłaty obliczana jest jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za kilometr. Tak ustalony zwrot pokrywa koszty delegacji związane z użytkowaniem prywatnego samochodu, motocyklu lub motoroweru[2][6].

Cały proces kończy się podpisaniem dokumentów przez obie strony i wypłaceniem środków przez pracodawcę. Dokumentacja musi spełnić wymagania zarówno Kodeksu pracy, jak i przepisów podatkowych[2][6].

Limity i zależności w rozliczeniach kilometrówki

Zwrot kosztów za kilometrówkę może podlegać ograniczeniom liczby przejechanych kilometrów w ciągu miesiąca, uzależnionych od wielkości miejscowości zamieszkania pracownika. Limity te wynoszą odpowiednio:

• do 300 km – miejscowości do 100 000 mieszkańców
• do 500 km – miejscowości liczące od 100 000 do 500 000 mieszkańców
• do 700 km – miejscowości powyżej 500 000 mieszkańców

Specjalne okoliczności pozwalają na przekroczenie tych limitów, jednak każdorazowo muszą być odpowiednio udokumentowane i uzasadnione[5][6].

Niezależnie od ilości przejechanych kilometrów, należy pamiętać, że przekroczenie ustawowego limitu kilometrówki może generować dodatkowe zobowiązania podatkowe po stronie pracownika i pracodawcy[6].

Pozostałe elementy rozliczenia delegacji

Oprócz kilometrówki zwrotowi podlegają także inne należności delegacyjne. Dieta za dobę delegacji krajowej powyżej 12 godzin wynosi 45 zł. Rozliczana jest oddzielnie od kilometrówki i ma na celu pokrycie kosztów wyżywienia podczas wyjazdu służbowego[1].

Ponadto pracownik może mieć prawo do ryczałtu za dojazdy lokalne, który wynosi 20% wysokości diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w miejscowości delegacji. Podstawą do rozliczenia są odpowiednie dokumenty oraz ewidencja faktycznie poniesionych wydatków na podróż, takich jak bilety czy inne udokumentowane koszty przejazdu[1][8].

Łączna kwota rozliczenia delegacji obejmuje sumę diety, kilometrówki, ryczałtu za dojazdy lokalne oraz innych kosztów niezbędnych do realizacji zadania służbowego poza miejscem pracy[1].

Kilometrówka a podatki i dokumentacja

Środki wypłacane jako zwrot kosztów podróży służbowej uwzględniają także kilometrówkę jako koszt podatkowy dla pracodawcy. Wartość ta jest neutralna podatkowo dla pracownika w granicach obowiązujących limitów, jednak nadwyżka ponad limit kilometrówki podlega opodatkowaniu zgodnie z przepisami podatkowymi[6].

Dokumentacja ewidencji przebiegu pojazdu oraz inne dowody rozliczenia muszą być przechowywane przez pracodawcę i być dostępne podczas ewentualnych kontroli urzędowych[2][6].

Podsumowanie

Kilometrówka w delegacji w 2025 roku to 0,89 zł za km dla pojazdów do 900 cm³ lub 1,15 zł za km dla pojazdów powyżej 900 cm³. Zwrot przysługuje za korzystanie z prywatnego pojazdu w ramach delegacji, pod warunkiem prawidłowego prowadzenia ewidencji przebiegu i rozliczenia zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy oraz podatkowymi. Oprócz kilometrówki w delegacji uwzględnia się także dietę, ryczałt za dojazdy i inne udokumentowane koszty. Stawki te ustalane są corocznie i mają bezpośredni wpływ na rozliczenia między pracownikiem a pracodawcą w zakresie podróży służbowych[1][2][3][4][5][6][8].

Źródła:

1. https://interviewme.pl/blog/delegacja
2. https://inewi.pl/blog/kilometrowka-czyli-rozliczanie-delegacji-pracownika-krok-po-kroku
3. https://bizky.ai/blog/kilometrowka-2025-aktualne-stawki-wzor-i-zasady-rozliczania/
4. https://kadry.infor.pl/kadry/wynagrodzenia/podroze_sluzbowe/6584467,kilometrowka-2025-jaka-jest-stawka-za-km-podrozy-prywatnym-samochodem.html
5. https://pragmago.pl/porada/podroz-sluzbowa-jak-obliczyc-kilometrowke-pracownika/
6. https://kadromierz.pl/blog/kilometrowka-ile-wynosi-stawka/
7. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kilometrowka-2015-stawka-za-1-kilometr
8. https://www.pit.pl/kilometrowka-podroz-sluzbowa/
9. https://www.mbmotors.pl/blog/kilometrowka-ile-wynosi-stawka-za-1-km/