Jak rozliczyć zakup samochodu osobowego na firmę?

Zakup samochodu osobowego na firmę to proces wymagający znajomości aktualnych przepisów podatkowych oraz prawidłowego rozliczania wydatków. Kluczowe są sposób użytkowania auta, limity wartości pojazdu obowiązujące w danym roku podatkowym i szczegółowa dokumentacja. Dzięki znajomości tych zasad przedsiębiorca może zoptymalizować obciążenia podatkowe i legalnie rozliczyć wydatki związane z samochodem w działalności gospodarczej.

Odliczenie VAT przy zakupie samochodu osobowego na firmę

Odliczenie VAT od nabycia samochodu osobowego uzależnione jest bezpośrednio od sposobu jego użytkowania. W przypadku użytku mieszanego, czyli wykorzystania auta zarówno służbowo, jak i prywatnie, możliwe jest odliczenie 50% naliczonego podatku VAT. Gdy samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów firmowych, przedsiębiorca ma prawo odliczyć 100% VAT, pod warunkiem spełnienia określonych formalności.

Aby skorzystać z pełnego odliczenia, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz wdrożenie regulaminu użytkowania auta w firmie. Zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26 i skrupulatne dokumentowanie przebiegu umożliwia rozliczenie całości podatku VAT od wydatków na zakup, serwis, ubezpieczenie oraz paliwo.

Limity kosztów uzyskania przychodu przy zakupie samochodu firmowego

Bardzo istotną kwestią jest limit wartości samochodu, którego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W 2025 roku maksymalny pułap dla pojazdów spalinowych i większości hybryd to 150 000 zł. Dla samochodów elektrycznych limit ten wynosi 225 000 zł. Przekroczenie tych wartości skutkuje koniecznością proporcjonalnego rozliczenia kosztów.

Od 2026 roku limity te stają się bardziej restrykcyjne, wynosząc 100 000 zł dla większości samochodów spalinowych i hybryd, 150 000 zł dla pojazdów niskoemisyjnych oraz nadal 225 000 zł dla samochodów elektrycznych i wodorowych. Oznacza to, że planując zakup pojazdu na firmę, należy brać pod uwagę aktualne i przyszłe regulacje prawne oraz ich wpływ na opłacalność inwestycji.

Sposób użytkowania samochodu a rozliczenie kosztów

Przy wyborze finansowania i rozliczania samochodu osobowego na firmę kluczową rolę odgrywa sposób jego użytkowania. Użytek mieszany oznacza, że przedsiębiorca odlicza jedynie połowę podatku VAT i proporcjonalnie ujmuje w kosztach wydatki eksploatacyjne. Natomiast używanie pojazdu wyłącznie służbowo, poparte wymaganą dokumentacją, uprawnia do pełnego odliczenia VAT i pełnej amortyzacji lub rozliczenia leasingu w limicie przewidzianym przepisami.

Dokumentacja jest podstawą przy rozliczaniu samochodu używanego tylko służbowo. Brak ewidencji przebiegu i odpowiedniego regulaminu automatycznie klasyfikuje użytkowanie jako mieszane, ograniczając korzyści podatkowe.

Wydatki eksploatacyjne a rozliczenie podatkowe

Wszystkie wydatki eksploatacyjne związane z pojazdem firmowym – m.in. koszty paliwa, napraw, serwisów, ubezpieczeń – podlegają rozliczeniu z uwzględnieniem limitu wartości auta. Gdy wartość samochodu przekracza ustawowe limity, koszty rozliczane są wyłącznie do przewidzianych przepisami pułapów. Pozostała część wydatków nie podlega ujmowaniu w kosztach uzyskania przychodu.

Proporcjonalność dotyczy także kosztów takich jak AC czy serwisy. Oznacza to, że nawet jeśli całościowo auto kosztowało więcej niż przewiduje ustawowy limit, tylko proporcjonalna część wydatków, która mieści się w limicie, może być rozliczona podatkowo.

Ryczałt za prywatne korzystanie z samochodu służbowego

Jeśli samochód firmowy jest wykorzystywany do celów prywatnych, należy naliczać ryczałt za użytek prywatny. Kwota ryczałtu jest uzależniona od mocy silnika pojazdu i liczby dni użytkowania samochodu w danym miesiącu. W praktyce ryczałt zwiększa przychód pracownika lub przedsiębiorcy i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu w ZUS.

Obowiązek rozliczania ryczałtu wynika wprost z przepisów. Wysokość ryczałtu przy mocy auta 90 kW to 200 zł za 15 dni, stosuje się ją proporcjonalnie w zależności od okresu prywatnego użytkowania.

Znaczenie ewidencji i dokumentacji w rozliczaniu samochodu na firmę

Wiarygodna ewidencja przebiegu pojazdu oraz dokumentacja regulaminowa to podstawowe elementy pozwalające skorzystać z najkorzystniejszych możliwości rozliczenia samochodu osobowego na firmę. Ewidencja kilometrów, prawidłowe zgłoszenia do urzędu skarbowego oraz szczegółowe opisy użytkowania stanowią fundament dla rozliczeń podatkowych. Brak tych dokumentów uniemożliwia pełne odliczenie VAT czy zaliczenie w całości wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Rosnąca liczba kontroli oraz zaostrzenie przepisów podatkowych powodują, że prowadzenie dokumentacji jest nie tylko obowiązkiem, ale i zabezpieczeniem przedsiębiorcy przed ryzykiem zakwestionowania rozliczeń przez organy podatkowe.

Zmiany w przepisach od 2026 roku i ich wpływ na rozliczenia

Od 2026 roku planowane są istotne zmiany w zakresie limitów rozliczania samochodów osobowych w firmie. Znaczące obniżenie limitu wartości aut spalinowych do 100 000 zł oraz samochodów niskoemisyjnych do 150 000 zł zmieni sposób planowania oraz opłacalności nabyć. Nie ulegnie zmianie wyższy limit dla pojazdów elektrycznych i wodorowych, który będzie wynosił 225 000 zł.

Nowe przepisy mają na celu dalsze promowanie ekologicznych pojazdów oraz uszczelnienie systemu podatkowego. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność wcześniejszego planowania inwestycji i jeszcze dokładniejsze dokumentowanie użytkowania pojazdów, by wykorzystać dostępne możliwości rozliczeń.

Podsumowanie – najważniejsze zasady rozliczenia samochodu osobowego na firmę

Zakup samochodu osobowego na firmę wiąże się z koniecznością przestrzegania licznych regulacji prawnych dotyczących odliczeń VAT, limitów kosztów uzyskania przychodu oraz obowiązków dokumentacyjnych. Kluczową decyzją jest określenie sposobu użytkowania pojazdu, gdyż to determinuje wysokość odliczeń i rozliczalnych kosztów.

Skrupulatne prowadzenie ewidencji przebiegu, zgodność rozliczeń z aktualnymi limitami wartości pojazdów i prawidłowe rozliczanie ryczałtu za użytek prywatny stanowią podstawę prawidłowego rozliczenia samochodu w działalności gospodarczej. Zmiany przewidziane na najbliższe lata wymagają od przedsiębiorców stałego monitorowania przepisów i elastyczności w podejmowaniu decyzji inwestycyjnych.