Koszt za kilometr prywatnym autem wykorzystywanym w celach służbowych w 2025 roku wynosi od 0,89 zł do 1,15 zł dla samochodów osobowych, w zależności od pojemności silnika. Stawki te ustala się odgórnie i pozostają niezmienne od roku ubiegłego. Rozliczanie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i zawarcia pisemnej umowy z pracodawcą. Szczegóły tych przepisów, a także alternatywne formy rozliczenia kosztów podróży służbowych, wyjaśnione są poniżej.
Definicja i zastosowanie kilometrówki
Kilometrówka oznacza stawkę przysługującą za każdy przejechany kilometr prywatnym pojazdem podczas wykonywania zadań służbowych. Jest to ryczałtowy mechanizm zwrotu kosztów przyjęty na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu. Warto podkreślić, że kilometrówka obejmuje wszystkie koszty eksploatacyjne samochodu, takie jak paliwo, amortyzacja oraz inne stałe wydatki operacyjne, bez potrzeby gromadzenia rachunków lub faktur.
Z rozliczenia kilometrówki korzystają zarówno pracownicy firm prywatnych, mobilni przedstawiciele handlowi, pracownicy administracji publicznej, jak i funkcjonariusze służb. Sposób ten różni się radykalnie od rozliczania wydatków w przypadku użytkowania pojazdów służbowych.
Ile wynosi kilometrówka za 1 km autem prywatnym w 2025 roku?
Wysokość zwrotu za podróż prywatnym samochodem do celów służbowych określają precyzyjne stawki za 1 km przebiegu. W 2025 roku nie uległy one zmianie względem poprzedniego okresu rozliczeniowego.
Dla samochodów osobowych:
- Pojemność silnika do 900 cm³: 0,89 zł/km
- Pojemność silnika powyżej 900 cm³: 1,15 zł/km
Dla pozostałych pojazdów:
- Motocykle: 0,69 zł/km
- Motorowery: 0,42 zł/km
Stawki gwarantują pokrycie wszelkich kosztów użytkowania auta prywatnego w pracy – nie zmieniają się bez względu na miejsce realizacji obowiązków czy rodzaj przedsiębiorstwa.
Warunki prawne rozliczania kilometrówki
Podstawowym wymogiem zwrotu kosztów jest zawarcie pisemnej umowy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą na użytkowanie pojazdu prywatnego do celów służbowych. Umowa musi obejmować istotne dane pojazdu: markę, model, pojemność silnika, numer rejestracyjny oraz klarownie ustalony sposób rozliczenia kosztów.
Przy rozliczaniu kilometrówki kluczowe jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która stanowi podstawę do wypłacenia zwrotu. Dzięki tej dokumentacji wylicza się całkowitą kwotę należną pracownikowi za użytkowanie auta.
Jak rozlicza się kilometrówkę?
Proces rozliczania kosztów podróży prywatnym pojazdem polega na rejestracji liczby przejechanych kilometrów w ewidencji przebiegu. Całkowita kwota zwrotu ustalana jest poprzez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez odpowiednią stawka za 1 km.
Warto zaznaczyć, że w ramach tej stawki zawierają się wszelkie koszty eksploatacyjne. Pracownik nie musi przedstawiać żadnych dodatkowych dowodów poniesionych wydatków. Istotną informacją pozostaje fakt, że rozliczenie to dla prywatnego samochodu obejmuje 50 procent VAT-u oraz 20 procent PIT-u.
Alternatywa – ryczałt samochodowy
Zamiast kilometrówki pracodawca ma prawo zaoferować miesięczny ryczałt samochodowy. Jego wysokość powiązana jest z pojemnością silnika oraz wielkością miejscowości, na terenie której wykonywane są służbowe obowiązki.
Przykładowo, dla samochodów o pojemności do 900 cm³ kwoty maksymalne w 2025 roku wynoszą:
- Miasta do 100 tysięcy mieszkańców: 267 zł
- Miasta od 100 do 500 tysięcy mieszkańców: 445 zł
- Miasta powyżej 500 tysięcy mieszkańców: 623 zł
Ryczałt stanowi uproszczoną opcję rozliczenia i nie wymaga bieżącego monitorowania przejechanych kilometrów.
Kilometrówka a pojazd prywatny i służbowy
W odróżnieniu od użytkowania samochodu firmowego, gdzie rozlicza się konkretne wydatki na podstawie dokumentów, przy pojeździe prywatnym zwrot kosztów następuje zgodnie z obowiązującymi stawkami oraz prowadzoną ewidencją przebiegu. Dzięki temu pracownik uzyskuje zryczałtowaną rekompensatę wszelkich poniesionych kosztów, a rozliczenie jest szybkie i przejrzyste.
Kluczową korzyścią systemu kilometrówki przy pojeździe prywatnym jest brak konieczności dokumentowania poszczególnych wydatków, co znacząco upraszcza formalności.
Podsumowanie – kluczowe informacje o kilometrówce w 2025 roku
W 2025 roku stawka kilometrówki za 1 km przebiegu prywatnym autem w celach służbowych wynosi odpowiednio 0,89 zł dla pojazdów do 900 cm³ oraz 1,15 zł dla pojazdów powyżej 900 cm³. Kwoty te są niezmienne względem poprzedniego roku. Aby uzyskać zwrot kosztów, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz podpisana umowa z pracodawcą.
System kilometrówki służy zryczałtowanemu zwrotowi wszystkich kosztów eksploatacji bez potrzeby dokumentowania poszczególnych wydatków. Każdy przejechany kilometr ewidentnie zwiększa kwotę należnego zwrotu, a alternatywną opcją rozliczenia pozostaje ryczałt samochodowy.
Znajomość obowiązujących stawek i zasad rozliczenia w 2025 roku to niezbędna wiedza dla wszystkich wykorzystujących auto prywatne do służbowych podróży i planujących efektywne zarządzanie kosztami transportu w przedsiębiorstwie.
RM Solar to wiodący portal tematyczny o odnawialnych źródłach energii i inteligentnych rozwiązaniach dla domu. Od 2024 roku łączymy świat nowoczesnych technologii z troską o środowisko naturalne, dostarczając praktyczną wiedzę i sprawdzone rozwiązania dla świadomych konsumentów.